FUNDAMENTOS LEAN SIX SIGMAfundamentos lean six sigma

¿Queremos mejorar los procesos y/o servicios para aumentar la rentabilidad y productividad de estos? Entonces enfoquémonos en optimizarlos.

Si ese es tu objetivo o el de tu empresa estos son los principios y metodologías indicadas.

Ford motor company introdujo los principios de la producción lean, "no vamos a tener nada en la planta que no tenga ningún uso".

esto llevado a la actualidad nos obliga aún más a enfocarnos en procesos que generen valor a la organización, entonces pongámonos manos a la obra y evaluemos todos los procesos y los involucrados en los mismos.

quien vió la película de Ford contra Ferrari, recrea una escena que representa el fundamento de este pensamiento (cabe aclarar que la empresa se encontraba en serias dificultades económicas y siendo

superada por otras marcas), dice el director de Ford en una reunión con todos los empleados sin importar el nivel ni la jerarquía " vayan a casa caminando y mañana vuelvan con una idea si quieren seguir teniendo trabajo".

otro ejemplo emblemático fue y sigue siendo el de Toyota, que implementó y actualizó este principio.

lean es en sí misma la eliminación de todas las actividades que no generan valor añadido, o la acumulación de desechos. muchos sólo lo relacionan con el área de producción, pero esta metodología aplica a cualquier empresa o cadena de suministros.

Pero fundamentalmente nos enfocamos en la mejora continua y LA MEDICIÓN del rendimiento con el objetivo de generar valor y optimizar los procesos.

la primera pregunta que puede surgir es ¿cómo o con quienes lo realizamos?, la respuesta contundente es con nuestros empleados, nuestro capital humano prefiero pensarlo, son quienes conocen, realizan, distribuyen, entregan los productos y nadie mejor para implementar lean que este grupo humano.

ya lo he dicho en otro artículo, son los empleados el pilar de la empresa.

claro no es fácil implementar lean y just in time, es una filosofía de vida. requieren tiempo, esfuerzo, revisión constante de los procesos simples que buscan las oportunidades de mejora que pueden implementarse.

y ahora el otro desafío, necesitamos trabajar de forma diferente para obtener mejores resultados.

lean six sigma son la aplicación de los principios lean y la metodología six sigma.

no hay un modelo establecido para incorporarlas, cada empresa elegirá la mejor combinación de ambas. por ejemplo, usa herramientas lean para reducir tiempos con la capacidad de resolución de six sigma. pero necesitamos expertos de ambas disciplinas.

las fases de six sigma

definir, medir, analizar, implementar mejoras y controlar (DMAIC)

**fase definición, sirve para establecer el mapa de procesos y la estrategia que implementarás en tu proyecto.

**fase medición, "no se puede entender lo que se puede medir" o " no se puede gestionar lo que no se puede medir" y a estas citas yo le he agregado que "no se puede reclamar lo que no se puede registrar".

que se mide y como se mide, donde se registra y para qué sirve lo QUE se registra, son premisas necesarias.

existe una extensa lista de herramientas para recopilar datos eficientemente, algunos ejemplos como:

*diagrama causa y efecto.

*el mapa de procesos.

*mapa de flujo de valor.

*gráficas de control del proceso, que muestra el rendimiento del proceso entre los limites definidos para nuestros requisitos.

*gráficas de capacidad del proceso, información de variabilidad del proceso.

*histogramas, datos históricos del proceso.

*diagrama de paretto. encontrar las causas que provocan los mayores problemas.

**análisis, sirve para la solución de un problema. pero primero debemos entender el problema para poder

ANALIZARLO Y LLEGAR A SU SOLUCIÓN,

PODEMOS UTILIZAR LAS HERRAMIENTAS ANTES MENCIONADAS PARA ANALIZAR EL MAPA DE PROCESOS, GRAFICAS DE CONTROL, HISTOGRAMAS, LOS CINCO POR QUÉ, SI CONOCEMOS EL PROCESO, ENCONTRAREMOS EN EL ANÁLISIS SOLUCIONES claras.

es fundamental el involuntariamente de todos quienes participan en los procesos, cada sector analiza su área y aporta soluciones u oportunidades de mejora. nunca desestimen este análisis.

**mejoras

dmaic nos lleva a la mejora continua que es nuestra meta. eliminar actividades que no aportan valor y mejorar procedimientos y por consecuencia mejora los procesos.

la clave es una comunicación asertiva, un involucramiento del personal, lluvia de ideas, sentirse parte de la solución.

**control

es el paso más importante de la metodología. en esta fase se hace foco en que las mejoras sean continuas, para eso el control debe ser permanente y los cambios sean definitivos. es fundamental tener en claro la necesidad de una supervisión efectiva con PREVENCIÓN Y detección de errores.

es cierto que el equipo de six sigma no es necesario para todos los procesos de control, pero un ejemplo donde si es fundamental su aporte es en el caso de comparación de datos antiguos y los nuevos en un ámbito financiero, donde las herramientas de six sigma definen el éxito del proyecto.

debemos incorporar la fase de "verificación del proceso", dmadv que se centra en la voz del cliente, fundamental para éxito de un prototipo o un nuevo proceso.

el proceso dmadv también se lo conoce como dmedi (DEFINICIÓN, medición, exploración, desarrollo e implementación).

en si ambos modelos utilizan las mismas técnica. hoy en día algunas empresas se refieren a su modelo analítico como design for six sigma o design for lean six sigma.

design for six sigma es una estrategia para grandes proyectos donde el cliente necesita crear nuevos procesos, servicios y/o productos.

métricas de lean

las métricas de lean ayudan a mejorar el rendimiento aumentando los procesos que generan valor y eliminando los que no.

la clave del éxito es el cliente quien aporta el valor a los procesos.

just in time, es fundamental ya QUE SOLO se produce y se almacena lo necesario para satisfacer la demanda.

el mapa de proceso como lo es en six sigma es una de las herramientas más importantes para encontrar los procesos principales, revisionar estos frecuentemente apuntando a la mejora continua.

ejemplo:

lean no utiliza herramientas estadísticas, por lo que cuando se encuentra una variabilidad fuera de lo esperado, es necesario pedir ayuda a los expertos en six sigma.

por lo TANTO, ambos conforman un equipo de trabajo en función de solucionar los inconvenientes que se presentan.

las 5 s son la herramienta que en sí sustenta los principios lean y el método para la implementación de kaizen.

kaizen esencialmente es un camino y una filosofía que se aplica al trabajo como al diario vivir.

lo que caracteriza a este MÉTODO ES que buscan la mejora y se sostiene en involucrar la alta dirección hasta la base de la organización.

es claro que tanto kaizen como just in time, son complicados de implementar cuando los proveedores no están en su mayoría cerca de donde se realiza el proceso.

como dijo FORD” LA estrategia de just in time depende de un sistema de entrega efectivo.”

mantenimiento productivo total (MPT)

básicamente garantiza QUE LA maquinaria este activa y funcione cuando se tiene que producir.

no debe haber maquinaria ociosa u obsoleta con funcionamientos deficientes, ya que esto recae en la cadena de producción.

smed (single-minute Exchange of die) este concepto introduce la idea que en general cualquier cambio de máquina o inicialización de proceso debería durar no más de 10 minutos, de ahí la frase single minute (cambio de matriz en menos de 10 minutos).

el objetivo es reducir el tiempo y costo de puesta a punto de una MÁQUINA.

el mapa de procesos nos permite identificar tareas que podemos adelantar antes de apagar la maquinaría. o SEA, reducimos el tiempo de inactividad y la disponibilidad de los equipos aumenta y ES MÁS eficiente la producción.

calidad

la calidad se implemente y realiza bien desde el comienzo y para seguir con la visión de Ford "es hacer las cosas bien cuando nadie nos está mirando".

no buscamos una certificación de la calidad solamente para entrar en el mercado de ventas internacional, sino porque nos aporta seguridad en que los procesos están controlados y nuestro producto tendrá los requerimientos que nos solicitó nuestro cliente.

volviendo a lean six sigma, los errores pueden ser detectados por ambos, y lo que impacta más de las empresas que siguen estas metodologías, es que cualquier empleado puede frenar la producción cuando encuentra una falla o error.

cada empleado es dueño de su proceso, y está atento a la marcha DE ESTE.

los reprocesos al final de la línea de producción son muy COSTOSOS Y si esto llegara al cliente, estaríamos en serias dificultades.

si nos aseguramos que cada procedimiento que es parte del proceso está controlado, nos evitamos excesivos controles excesivos, disminuimos los tiempos, podemos cumplimos el con just in time prometido al cliente.

he visto que en muchas empresas en épocas de crisis y a veces no tanto, la calidad es el primer recorte que se realiza.

no estoy refiriéndome al grado de calidad, sino al control de la calidad. se entiende que hay un costo en una buena calidad, piensen el costo de una falta de calidad.

mejora continua

es cierto que podemos empeorar, pero hay una frase que me resulta nefasta, "no se modifica lo que funciona bien". me pregunto cómo saben que no pueden funcionar mejor, y como frase ya más que repetida " si siempre haces lo mismo no esperes resultados distintos".

el concepto de mejora CONTINÚA hecha por tierra ese pensamiento que los ubica en una zona de confort que los lleva a ir pasos atrás con la competencia.

si seguimos igual, o sea ni empeoramos ni mejoramos, decididamente estamos empeorando.

veamos 3 aspectos fundamentales de la mejora continua.

1-procedimientos y practicas operativas, como controlar la logística, las métricas de calidad.

2-involucramiento de todo el personal desde los trabajadores hasta los altos mandos. todos se centran en las mejoras y no en la supervisión.

3-es ideal crear equipos de mejora, ellos son los que llevan los procesos adelante, por los que pueden optimizar cualquier procedimiento.

de esta manera todos los empleados están preparados para mejoras progresivas, como también para solucionar un evento URGENTE. (KAIZEN blitz).

lean six sigma como liderar su implementación

el liderazgo y el aprendizaje van de la mano, y un líder debe estar comprometido con el proyecto y apoyar a su equipo.

en este aspecto el liderazgo es desde la cima, necesariamente comprometido y el compromiso atraviesa toda la pirámide de la empresa.

la capacitación en estas metodologías también pueden ser de arriba hacia abajo, pero para muchas empresas es más sencillo tener en cada área expertos que lideren al grupo.

ambas son válidas, lo importante es que todos entiendan y se formen grupos comprometidos.

Con una mirada hacia proyectos de este tipo, es cierto que no pueden dejarse los expertos en las empresas. por lo cual es ideal la formación del personal y los líderes que quedaran a cargo. siempre la formación es continua, tanto para líderes como para todos los involucrados.

aprendemos de nuestros errores, o de las mejoras de otros grupos. no dejemos de tener nuestra una biblioteca de errores, fallos y aciertos en una coyuntura servirán de apoyo.

un liderazgo presente es la fortaleza de la metodología.

control del proyecto lean six sigma

como todo proyecto no se trata de ir rápido sino con el alcance bien definido, a los tiempos establecidos y los recursos

necesarios. no dejemos de mirar la calidad, los riesgos y en esta mirada pondría el éxito del proyecto.

quien tenga a cargo el mismo deberá establecer quien está a cargo de cada tarea, controlar las tareas individuales, y una habilidad de comunicación.

la comunicación debe también estar definida, no todo se comunica a todos, sino que debe haber un orden y debe ser clara. no alcanza con informar.

comunicar es ir más allá, es que las dos partes se entiendan. que quien realiza la tarea entienda el porqué de su importancia y la responsabilidad de mantener un feedback con su interlocutor.

ejecuta y revisa, vuelva ejecutar y revisar. cualquier problema reportarlo a tu líder para que te ayude.

y no cabe duda que son un gran aporte los master black belt.

el control del proyecto marcará la diferencia entre el éxito o el fracaso del programa lean six sigma.

servicios y lean six sigma

es valiosa esta metodología en prestaciones de servicios, dado que te permite evaluar los pasos innecesarios que demandan tiempo y retrasan el mismo. apuntamos a que el cliente se sienta satisfecho, que se cumpla con los plazos y así insertarnos en el mercado antes que la competencia.

si tu servicio es complejo, con exceso de burocracia, es ideal utilizar la regla 80/20 (EL 80% de los problemas provienen del 20% de las causas), con este análisis vas a ir reduciendo tiempos en forma sistemática.

cadena de suministros

ya lo dije y otros lo dijeron antes " si no cuidas al cliente otro lo hará".

sí nos centramos en la entrega del producto al cliente y esto no se está cumpliendo en los tiempos y en las cantidades establecidas, podemos aquí iniciar un proyecto para determinar las razones por las cuales se generan estos desvíos.

la causas pueden variar desde la falta de existencia de materia prima, hasta problemas con el PERSONAL PARA concretar las entregas.

lean six sigma en las existencias busca que se equilibren las demandas, LOS PLAZOS de entrega de la empresa y de los proveedores, y de todo el PROCESO.

ya lo hemos comentado cuanto más lejos este el proveedor más complicada será nuestra cadena de suministros.

y tampoco será la SOLUCIÓN PRODUCIR todos nuestros insumos, ya que habría tiempo, personal, material con tiempos muertos que encarecen el producto.

otra excelente herramienta son los tableros de comando, los indicadores nos dan una información invaluable que apuntan al problema. Su implementación es fundamental ya que nos permite un monitoreo a tiempo real y un accionar inmediato.

Para finalizar Lean y Six Sigma comparten como objetivo la mejora de la empresa.

Podríamos decir que Lean se enfoca más al aumento de la velocidad de los procesos (lucha contra los DESPERDICIOS), mientras six sigma se enfoca más en aumentar la calidad (lucha contra la variación).

Es fácil y sencillo, no.

Pero el éxito estará asegurado.

PhD. Amalia Couselo

Project manager